Biznesowy lunch to nie tylko omawianie interesów. Podczas wspólnego posiłku można lepiej poznać swojego partnera w biznesie. Ale zorganizowanie takiego spotkania to sztuka sama w sobie.
Chcąc zaprosić na kolację czy obiad, musimy wiedzieć, co i gdzie lubi jeść nasz kontrahent. Dobrze wiedzieć, jakie są gusta naszego rozmówcy. – Najlepiej go zapytać, czy ma jakieś preferencje. Wówczas, być może, poda nazwę swojego ulubionego lokalu albo np. rodzaj kuchni. I w zależności od tego organizujemy spotkanie – radzi ambasador Roman Czyżycki, wykładowca sztuki dyplomacji w Prywatnej Wyższej Szkole Businessu w Warszawie.
Jeśli nie znamy go bezpośrednio, najlepiej wypytać o wszystko jego asystentkę. Bo może się zdarzyć, że będzie np. wegetarianinem. Często bywa, że to właśnie asystentki obu stron wiszą na telefonach i zastanawiają się, jak najlepiej dogodzić swoim szefom. Jeśli jednak dopilnujemy wszystkiego sami, musimy wybrać lokal, który zaspokoi kulinarne gusta naszego gościa.
Vip room
Na lunch umawiamy się, wysyłając pisemne zaproszenie (w początkowej fazie kontaktów), można również zrobić to telefonicznie (kiedy już znamy się nieco lepiej). Lunch jemy wyłącznie w porze obiadowej. Najlepiej między 12 a 14. Nie powinien on trwać dłużej niż półtorej godziny. Bywają też takie sytuacje, że rozmowy o interesach muszą odbywać się w bardziej intymnej atmosferze. Najlepiej znaleźć wtedy taką restaurację, która oferuje tzw. vip room – pomieszczenie zapewniające intymność.
W Warszawie wiele biznesowych rozmów na wysokich szczeblach odbywa się np. w restauracjach hotelu Sheraton, ekskluzywnym Rondo Royal, restauracji Ginza hotelu Hilton czy w oryginalnej Galerii Bali & Buddha Club serwującej kuchnię indonezyjską. – Wiele osób nie chce rozmawiać o biznesie na forum publicznym, dlatego wybierają hotelowe restauracje, gdzie takie pomieszczenia to standard – mówi Iwona Janicka, szef PR w międzynarodowej firmie reklamowej Grey Worldwide. – Bywa nawet i tak, że w sytuacji rozmów naprawdę poufnych takie lunche czy kolacje odbywają się w hotelowych pokojach. Z dala od wścibskich oczu.
Dobry psycholog
Jeśli już wybierzemy miejsce spotkania, warto pamiętać, że od biznesu nie zaczyna się rozmowy. – To nawet nie na miejscu – tłumaczy Roman Czyżycki. – Należy naprawdę być dobrym psychologiem i wyczuć, w którym momencie taką rozmowę można podjąć. Poza tym rozmowy przy jedzeniu nie powinny toczyć się wyłącznie wokół biznesu. Pamiętajmy, że wspólny posiłek to przede wszystkim poznanie człowieka, z którym będzie się robiło interesy.
Dlatego świetnym wyjściem jest przygotowanie się do takiego spotkania nie tylko od strony czysto formalnej: należy przyjść do restauracji nieco wcześniej, by dopilnować form płatności, rezerwacji i upewnić się, czy menu jest odpowiednie. Warto zapoznać się z informacjami na temat osobistych pasji kontrahenta albo po prostu przyjąć najbardziej neutralny temat rozmowy.
20 to standard
Nieco inny charakter ma biznesowa kolacja. Jest ona najczęściej ukoronowaniem podpisanego kontraktu. I stanowi dobrą okazję do podzielenia się wrażeniami ze współpracy. Na kolację zaprasza się osobiście, najlepiej wszystkich, którzy brali udział w negocjacjach. – Powinna zaczynać się o 20 – radzi Czyżycki. – Pamiętajmy też, że podczas kolacji obowiązuje nieco inna etykieta. Przede wszystkim można pozwolić sobie na zaoferowanie gościom wielu rodzajów trunków – od mocniejszych po słabsze. Lunch to raczej lampka wina, a i to nie zawsze. Pamiętajmy jednak, żeby nie przesadzać z alkoholem.
Dlaczego? Uważa się, że deklaracje składane przy stole w restauracji są tak samo ważne jak te podczas negocjacji. Przy stole też obowiązują pewne maniery. Największym faux pas jest zbyt szybkie pochłanianie jedzenia. Jeść należy w luźnym tempie, bawiąc przy tym gości rozmową.
Kartą czy gotówką
Na koniec należy pamiętać, że rachunek regulujemy dyskretnie. Zawsze płaci gospodarz. Można wcześniej umówić się z restauracją i zapłacić przelewem. Lub opuścić gości i załatwić to na uboczu. – We wszystkich krajach Zachodu do rachunku dolicza się napiwek dla obsługi. I tam to rzecz święta – uczula Czyżycki. – U nas niestety nie ma tego zwyczaju, szczególnie, kiedy płacimy kartą. Warto więc mieć przy sobie odpowiednią ilość gotówki i wynagrodzić kelnera. To należy do dobrego tonu.
Jedno jest pewne – każde takie spotkanie to sztuka dyplomacji. Zawsze, jak mawiają dyplomaci, należy uczyć się jej z pokorą. Kontaktom biznesowym powinny towarzyszyć subtelność, delikatność w rozmowach i – co najważniejsze – zdolność obserwacji i dostosowywania się do rozmówcy. – A wszystko to należy robić z uśmiechem – kończy ambasador. – Wtedy każdy lunch będzie naszą osobistą wygraną.
Iza Michalewicz
